QUE DOIT CONTENIR LA DÉCLARATION UNIQUE D’EMBAUCHE
QUE DOIT CONTENIR LA DÉCLARATION UNIQUE D’EMBAUCHE
Que vous soyez détaillants, grossistes, centrales d'achats, que vous vendiez du prêt à porter féminin ou masculin, de la grande taille ou de l'habillement classique, vous trouverez ici un ensemble d'indications importantes pour vos démarches.
La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) est obligatoire. Elle permet de remplir,
en une seule formalité, l’essentiel des obligations incombant à l’employeur lors
de l’embauche de salariés. L’organisme à contacter est l’URSSAF dont relève
l’établissement, qui se chargera par la suite de communiquer les informations
recueillies aux organismes sociaux et aux administrations concernées.
I. FORMALITÉS COUVERTES PAR LA DUE
A. La déclaration préalable à l’embauche
Cette formalité est obligatoire pour toute embauche, quelles que soient la durée
et la nature du contrat de travail. L’accusé de réception, transmis par l’URSSAF,
doit être conservé jusqu’à l’établissement du premier bulletin de paie, afin de
pouvoir être présenté, le cas échéant, aux agents chargés de lutter contre le
travail clandestin.
B. La déclaration d’une première embauche dans un établissement
Il s’agit de l’opération par laquelle l’entreprise se fait connaître des organismes
de Sécurité sociale. Il convient à cet effet de reporter sur la DUE :
- soit le numéro de la liasse du Centre de formalités des Entreprises
(CFE) si l’entreprise est en cours d’immatriculation ;
- soit le SIRET attribué par l’INSEE.
C. L’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale
Le rattachement du salarié à une caisse primaire d’assurance-maladie est
obligatoire dans trois hypothèses :
- le travailleur n’a jamais été immatriculé ;
- il était antérieurement affilié au régime de Sécurité sociale des étudiants ;
- il se prétend immatriculé mais n’est pas en mesure de présenter son
numéro d’immatriculation.
D. La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
E. La demande d’adhésion à un service de santé au travail
Il convient de choisir un service de santé, en fonction de la situation
géographique de l’entreprise et de son activité. La liste est disponible auprès de
la direction départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation
professionnelle (DDTEFP) dont relève l’entreprise. Il faut ensuite reporter le
service choisi sur la DUE.
F. La déclaration d’embauche du salarié auprès de ce service en vue de la visite médicale obligatoire
La visite médicale d’embauche doit intervenir, au plus tard, avant l’expiration de
la période d’essai qui suit l’embauche. Mais, pour les salariés soumis à une
surveillance spéciale, cette visite doit avoir lieu avant la prise de fonction.
G. La liste des salariés embauchés pour le préétablissement de la Déclaration annuelle de Données sociales
La déclaration peut-être effectuée en plusieurs fois, par ajout d’information à la
déclaration initiale dans la limite de huit jours suivants l’embauche.
A. Pour la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Elle doit être effectuée au plus tôt huit jours avant l’embauche et, au plus tard, le
dernier jour ouvrable précédant l’embauche si la déclaration est retournée par
courrier et de façon concomitante au début du travail, si le minitel ou la télécopie
est utilisée.
B. Pour la déclaration d’une première embauche dans un établissement
Elle doit être effectuée dans les huit jours suivant l’embauche.
C. Pour la demande d’immatriculation du salarié au régime
général de la Sécurité sociale Elle doit intervenir dans les huit jours suivant l’embauche.
D. Pour la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
Elle doit être effectuée dans les deux mois de l’embauche du premier salarié.
E. Pour la demande d’adhésion à un service de santé au travail
Elle doit être effectuée dès l’embauche du premier salarié.
F. Pour la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire
Elle doit être effectuée avant l’embauche (dans certains cas, obligatoirement) ou,
au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai.
G. Pour la liste des salariés embauchés pour le préétablissement de la Déclaration annuelle de Données sociales
Elle doit être effectuée au moins une fois par an et au plus tard, début octobre.
III. COMMENT RENSEIGNER ET TRANSMETTRE LA DUE ?
La DUE peut être renseignée sur différents supports, notamment par courrier
papier ou électronique (Internet).
La transmission s’effectue par différents moyens mis à la disposition de
l’entreprise :
- minitel 36 14 EMBAUCHE, suivi du numéro du département où est
situé l’établissement (ex : EMBAUCHE 75) ; un code confidentiel est
nécessaire : vous pouvez vous le procurer auprès de l’URSSAF ;
- courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé, au
service « déclaration d’embauche » de l’URSSAF dont relève
l’établissement ;
- télécopie, auprès de l’URSSAF dont relève l’établissement ;
- internet, à l’adresse suivante : www.due.fr
IV. PREUVE DE LA DÉCLARATION
Dans les cinq jours ouvrables suivants la réception de votre déclaration,
l’URSSAF adresse à l’entreprise un document de réception comportant un volet
détachable à remettre sans délai au salarié.
V. DESTINATAIRES DES INFORMATIONS
Les organismes destinataires des informations contenues dans la DUE sont les
suivants :
- l’URSSAF ;
- l’Insee ;
- l’Assedic ;
- la caisse régionale d’assurance maladie ;
- la DDTEFP ;
- le service de santé au travail ;
- l’agence nationale pour l’emploi.